Suvremen način praćenja nazočnosti studenata na nastavi

Kao prvo, ja sam izraziti nevjernik u ideju praćenja nazočnosti studenata na nastavi.

U društvenim znanostima student bi morao moći pripremiti ispit i od kuće. Ima literaturu, internet, što mu više treba? Laboratorij i epruvete sigurno ne.
Studenti su punoljetne osobe sa svim građanskim pravima koje punoljetne osobe imaju, i prisiljavati ih da dolaze na nastavu (kroz davanje minusa za nenazočnost, popisivanja, prozivanja, skupljanja bodova za nazočnost i sl.) je po mom mišljenju ispod dostojne akademske razine. Ako student kao punoljetna osoba odluči da ne želi dolaziti na nastavu, a profesor ga ne uspije motivirati da svojevoljno dolazi, i ako pritom ispit može pripremiti i od kuće, zašto ga prisiljavati? Zato da se potpiše na neki papir i potom (u boljem slučaju) bude duhom odsutan, zuri kroz prozor, čačka po mobitelu, gleda na sat i jedva čeka da smije otići, ili (u gorem slučaju) ometa nastavu? Zašto prisiljavati punoljetnu osobu da se obrazuje ako ona to ne želi?

No, pravilnici su pravilnici, i ondje stoji da je dužnost studenta dolaziti na nastavu. Kako to obično biva, pojedinci smatraju da su studenti, profesori i nastava stvoreni radi pravilnika, a ne pravilnici radi studenata, profesora i nastave, pa je postala naša presveta dužnost pratiti nazočnost studenata na nastavi.

Hajde, kad se već “mora”, kako voditi evidenciju prisutnosti studenata u doba pametnih telefona i interneta? Šaljući im papir da se potpisuju, brojati studente u dvorani (učinite to efikasno kad je puna dvorana!), pa onda paziti da netko nije potpisao kolegu koji nije nazočan, potom sve to unositi u računalo, i tako svaki sat? Prozivati pa zaokruživati, pa onda opet unositi u računalo, i tako svaki sat? Prozivati pa klikati po računalu?
Ma dajte.

(Što se tiče skeniranja pametne iksice na čitaču, o tome se kod nas govori zadnjih najmanje 5-6 godina, a u praksi ni milimetra pomaka.)

Moje rješenje je skeniranje personaliziranog QR kôda.
QR kôd je dvodimenzionalni kôd u kojega se može kodirati internet veza (link), pa umjesto da upisujete link ručno samo skenirate QR kôd. Rješenje koje sam dolje opisao nije moje “od nule”, već sam s interneta pokupio i spojio fragmente tuđih rješenja različitih tuđih problema (koji nemaju veze s praćenjem nazočnosti osoba na nastavi ili na poslu) u besplatnu proceduru koja meni treba i koristi.
Želim ga podijeliti, pa ako vam bude koristilo – izvrsno.

Ukratko, riječ je o tome da se u Google Driveu izradi upitnik/obrazac (Form) koji isporučuje podatke u Google Sheets. Budući da Sheets funkcioniraju kao i Excel, s tim podacima možete raditi što vas je volja, odnosno isporučivati izvještaje o nazočnosti kako god želite (sumiranje po studentu, v/h-lookup, grafički izvještaji, pivot tablice – što god).
Potom se izradi individualni QR kôd za svakoga studenta, i na prvom satu nastave svakom se studentu dijeli njegov jedinstveni osobni kôd.

Profesor instalira na svoj smartphone aplikaciju za očitanje QR koda, i na početku svakog sata:
a) ili profesor očita kôd svakoga studenta,
b) ili student sam očita svoj kôd na profesorovom mobitelu (mobitel ne kruži po dvorani, nego stoji fiksno na profesorovom stolu, a studenti prolaze redom ispred njega i svatko očita svoj kôd u 2-3 sekunde).

Svako očitanje kôda automatski se preko interneta unosi u bazu podataka, odnosno u prethodno izrađeni upitnik, a unos se može raditi:
a) ili u realnom vremenu – jedno po jedno odmah nakon očitanja,
b) ili nakon sata – sva očitanja odjednom.
Kako se Google Sheets mogu vrlo jednostavno objavljivati na webu (kroz opciju Publish) to je ujedno i vrlo transparentno rješenje jer svi studenti vide broj svojih “pluseva” na internetu. Nema dilema, nema nepoznanica.

Ključne riječi su besplatno i brzo. Google račun otvara se besplatno, a i testirane aplikacije za čitanje QR koda su besplatne. Integralna rješenja za praćenje nazočnosti koja se plaćaju itekako postoje (npr. http://www.engineerica.com/accuclass/accuclass-app ili https://itunes.apple.com/en/app/attendance2/id536206472 itd.), ali ja nisam spreman plaćati uslugu u čiji smisao ionako ne vjerujem. Tko jest – samo naprijed. Što se brzine tiče, jednom kad se napravi obrazac tad očitanje kodova na početku sata traje maksimalno par minuta (ovisi o veličini grupe), a nakon predavanja (u kabinetu) procedura prijenosa kodova u online bazu traje maksimalno dvije minute.

Ovo sam rješenje testirao u praksi i (kod mene) funkcionira. Napominjem da imam nešto stariji android mobitel (Samsung S3 mini) i sve uredno radi. Nema razloga da ne radi i na iPhoneu, ali nisam testirao.

Za svaki problem postoji više različitih procedura rješenja. Ovdje ću objaviti procedure kako sam ih ja posložio, što ne znači da su one optimalne – vi sebi složite bolje, po svojoj volji, kako vam odgovara. Evo mojih.

 

 

 

Proces ima sljedeće faze:
1. kreiranje upitnika i priprema baze podataka (radi se samo prvi put),
2. instalacija i priprema aplikacije na telefon (radi se samo prvi put),
3. očitavanje kodova studenata (prije ili na kraju svakog predavanja),
4. prebacivanje učitanih kodova na web (moguće je odmah za vrijeme očitavanja koda, ili na kraju predavanja, što ću opisati).

 

1. Kreiranje upitnika i priprema baze podataka

 

Prvo preuzmite listu studenata koji pohađaju vaš kolegij kojega želite pratiti. To možete napraviti tako da iz ISVU – Nastavničkog portala preuzmete popis studenata u Excelu. Trebaju nam prezimena, imena i JMBAG brojevi.

Otvorite Chrome browser (ako ga nemate instalirajte ga besplatno, Google aplikacije bolje rade u njemu nego u Firefoxu ili drugdje), ulogirajte se u Google (ako imate Gmail onda već imate račun, ako nemate napravite ga), i u Google Driveu napravite novi folder pod nazivom npr. Evidencije_nazocnosti.
U tom folderu napravite novi Form (obrazac upitnika) pod nazivom npr. Kolegij201X koji ima tri obvezna pitanja tipa “short answer“: Prezime, Ime, i JMBAG. Evo primjera:
https://docs.google.com/forms/d/1RcDlQ3zEWscgBH0Ee694WtnGLXVtHlqH-wNN5BAtW88/viewform
U izborniku tog obrasca odaberite opciju “Get pre-filled link“; otvorit će vam se novi prozor s obrascem. Unijet ćemo jedno izmišljeno ime za početak; unesite pod prezime Antić, pod ime Ante, a za JMBAG 123456789 i kliknite Submit.
Kreirat će se link u kojemu je unaprijed ispunjen obrazac; onaj tko klikne na taj link otvorit će mu se obrazac s unaprijed popunjenim mjestima. Probajte:
https://docs.google.com/forms/d/1RcDlQ3zEWscgBH0Ee694WtnGLXVtHlqH-wNN5BAtW88/viewform?entry.891649=Anti%C4%87&entry.1292569967=Ante&entry.778554417=123456789

No, za unos u bazu podataka još uvijek je potrebno kliknuti Submit. Idemo i taj dio ugraditi u link, tako da se onome tko klikne na link automatski “usisaju” podaci u bazu, a da se  pritom ne mora ništa dodatno činiti.

U linku s pred-upisanim podacima:
– zamijenimo u sredini linka viewform? sa formResponse?ifq&
– i dodajmo na kraj linka &submit=Submit.
Tako ćemo od ovoga linka
https://docs.google.com/forms/d/1RcDlQ3zEWscgBH0Ee694WtnGLXVtHlqH-wNN5BAtW88/viewform?entry.891649=Anti%C4%87&entry.1292569967=Ante&entry.778554417=123456789
dobiti ovaj link:
https://docs.google.com/forms/d/1RcDlQ3zEWscgBH0Ee694WtnGLXVtHlqH-wNN5BAtW88/formResponse?ifq&entry.891649=Anti%C4%87&entry.1292569967=Ante&entry.778554417=123456789&submit=Submit

“Crveni” link u sebi sadrži sve što je potrebno da se klikom na njega podaci automatski unesu u bazu podataka.

Izdvojimo sada iz crvenoga linka statične elemente, i za svakoga studenta napravimo individualni, personalizirani link. Ključni statični elementi linka su:
a) identifikacijska oznaka Forma, ovdje je to:
1RcDlQ3zEWscgBH0Ee694WtnGLXVtHlqH-wNN5BAtW88
b) identifikacijske oznake pitanja, i to:
za prezime: entry.891649
za ime: entry.1292569967
za JMBAG: entry.778554417.
Vi ćete, naravno, imati svoje ID oznake, a ne gore navedene koje samo služe kao primjer.

Kreirajmo sada u Google Driveu u folderu Evidencije_nazocnosti novi Google Sheet pod imenom QR_generator u kojemu ćemo generirati QR kodove za svakoga studenta.
Napravimo zaglavni redak u kojemu su naslovi stupaca:
Redni broj, Prezime, Ime, JMBAG, FORM_ID, dugi link, skraćeni link, QR kod.
Primjer je ovdje:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1JFhgxt9QM8ObE4zhhWUCg_GZScAjhrDZovuhFSCrwLU/edit?usp=sharing
U stupce A/B/C/D kopirajmo podatke o studentima iz ISVU-a (redni broj, prezime, ime, JMBAG).
U E2 kopirajmo Form ID (ovdje je to 1RcDlQ3zEWscgBH0Ee694WtnGLXVtHlqH-wNN5BAtW88).
U F2 do H2 kopirajmo ID za svako pitanje (entry.xxxxx…).
U I2 upišimo formulu:
=CONCATENATE(“https://docs.google.com/forms/d/”,E2,“/formResponse?fq&”,F2,“=”,B2,“&”,G2,“=”,C2,“&”,H2,“=”,D2,“&submit=Submit”)

U stupce E do H za svakoga studenta kopiramo jedan te isti kôd. Automatsko popunjavanje možete napraviti dvoklikom na donji desni kut ćelije.
Obilježimo ćeliju I2, dvokliknemo na donji desni kut, i automatski popunimo retke do kraja tablice. Sada svaki student ima svoj link, koliko god da studenata imate.

Svaki student ima svoj specifičan link, no kao što vidite taj link je poprilično dugačak, pa kad se treba dekodirati treba nešto više vremena, a također i kada se izrađuje link treba više prostora jer zauzima više mjesta (prostorno). Zato preporučujem skraćivanje linkova.

Prvo u Formu Kolegij201X prestanite dopuštati unose u bazu. Pod Responses odaberite Not accepting responses (zato što svako skraćenje linka testira link, tj. “klika” na njega, a čim testira link to stvara unos u našu bazu podataka, a to zasad ne želimo).
Iz QR_generatora kopirajte sve duge linkove iz stupca I i zalijepite ih na stranici
http://urlshortener.kwebpia.net/
u prozor pod Long URLs (input), skratite ih (create short link), i preuzimite ih skraćene (short URLs). Kopirajte skraćene linkove u stupac J.

U stupcu K načinit ćemo QR kodove. U K1 upišite formulu:
=image(“https://chart.googleapis.com/chart?chs=150×150&cht=qr&chl=”&J2)
Dvoklikom na donji desni kut ćelije K1 popunite cijeli stupac K QR kôdovima. Povećajte visinu svih stupaca tako da obilježite cijeli sheet klikom na područje u gornjem lijevom kutu tablice (na križanju oznaka redova i stupaca), i na razmeđi bilo koja dva retka povučete graničnik; video pomoć: https://youtu.be/bNGnKm93j6M?t=20s. Tako će se vizualno povećati i QR kodovi.
Dodajmo i imena studenata kraj kodova, u ćeliju L2 pišemo formulu:
=B2&“, “&C2&“, “&D2
i dvoklikom povučemo do kraja popisa.
Označimo stupce K i L i odaberimo File > Print > Print selection. Na taj način isprintajte kodove, izrežite i podijelite studentima. Evo primjera: QR_generator – Sheet (PDF)

Sad u formu Kolegij201X definirajmo tablicu u koju će se pohranjivati očitani podaci. U Kolegij201X u izborniku Responses odaberite destinaciju za pohranu podataka. Odaberimo novi spreadsheet Kolegij201X (Responses).
Otvorimo sad taj spreadsheet i u njemu dodajmo novi radni list pod nazivom Izvjestaj (Insert > new sheet).
U taj novi radni list kopirajmo prezimena, imena i JMBAG podatke iz QR_generator dokumenta, odnosno stupce A do D.
Dodajmo u stupcu E brojač nazočnosti, koji će pobrojati koliko je koji student puta bio prisutan na nastavi, odnosno koliko je puta njegov QR kôd bio očitan. U ćeliju E2 pišemo:
=COUNTIF(‘Form responses 1’!D:D,D2)
Dvoklikom na donji desni kut povučemo navedenu formulu do kraja popisa. Tablica izgleda ovako (gledajte radni list Izvjestaj):

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Jm9PQgNDyy8ZdaX9O-LWgbv10rU5BmvlfdmoBy9wwds/edit?usp=sharing

Dodatno, tu tablicu možemo objaviti i studentima na webu. U izborniku File odaberemo Publish to web, odaberemo samo radni list Izvejstaj u kojemu je brojač, i dobijemo link kojega možemo dati studentima, odnosno objaviti na webu:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Jm9PQgNDyy8ZdaX9O-LWgbv10rU5BmvlfdmoBy9wwds/pubhtml?gid=1599268869&single=true

Uočite da svaki klik na skraćeni link stvara novi individualni unos u bazu podataka. Sad ćemo link umjesto klikanjem otvarati očitanjem QR kôda.

Još samo instalirajte Linkclump dodatak za Chrome, trebat će nam kasnije:
https://chrome.google.com/webstore/detail/linkclump/lfpjkncokllnfokkgpkobnkbkmelfefj

Ovim je 90% posla završeno. 🙂

 

2. Instalacija i priprema aplikacije na telefon

 

Preporučujem aplikaciju QR Droid Private:
https://play.google.com/store/apps/details?id=la.droid.qr.priva
zbog toga što:
– ima mogućnost uzastopnog skeniranja niza kôdova (batch scan),
– sinkronizira očitanja s vašim Google Drive računom,
– možete koristiti i prednju i stražnju kameru (prednja je za samoočitanje studenta, a stražnja ako želite sami obići dvoranu i očitati kôdove studenta)
– dva ili više puta učitan kôd samo jednom ostaje u memoriji.

Instalirajte aplikaciju, u Settings odaberite sinkronizaciju s Google Drive računom, a u Advanced Settings stavite kvačicu kod Batch Scan.

Gotovo.

 

3. Očitavanje kodova studenata

 

Za očitanje kôda mobitel ne mora biti spojen na internet.
Na početku ili kraju predavanja, kako vas je volja, pokrenite QR Droid aplikaciju, očitajte QR kôd svakoga studenta.
Alternativno, postavite mobitel kraj sebe, prebacite na prednju kameru, i pozovite studente da svatko sam očita svoj kôd dok vi pripremate početak predavanja, ili na izlasku iz dvorane.
Također, student ne mora uvijek nositi svoj kôd na kartici na kojoj ste mu ga predali. To je ujedno odgovor na pitanje studenta “što ako izgubim kôd”. Neka ga fotografira i drži fotku u mobitelu. A ako izgubi i mobitel onda mu ponovno isprintajte kôd. Student, dakle, može fotografirati svoj kôd svojim mobitelom, otvoriti fotku kôda i prilikom skeniranja staviti ekran svog mobitela na kojemu je fotka kôda.
Očitanje traje do najviše tri sekunde, što je prihvatljivo vrijeme i za veće grupe.
Kad su kôdovi svih studenata očitani samo zatvorite aplikaciju.

 

4. Prebacivanje učitanih kôdova na web, u bazu

 

Na kraju predavanja prebacite učitane kôdove u Google Sheet.

Kako ste vidjeli, kôd je link na specifičan unos u bazu podataka. Očitanje kôda automatski stvara unos u bazu, i stvar je moguće i tako posložiti da unosi ulaze u bazu u realnom vremenu. Ja to nisam tako riješio, a evo i zašto.

Dakle, svako očitanje QR kôda je zapravo unos u bazu podataka, no ako ostavimo Form otvoren (Accepting responses) student može i sam očitati svoj kôd. Nitko mu ne brani da on i sam instalira neku aplikaciju za očitanje QR kôda (ima ih koliko hoćete), i ako se ovaj dio korektno ne napravi mogu se dogoditi manipulacije; npr. student može u vrijeme početka predavanja sam sebi očitati kôd od kuće i tako unijeti upis u bazu podataka, odnosno fingirati nazočnost na nastavi.

Kad uđete “u štos” procedura prebacivanja zapisa sa mobitela na web gotova je za dvije minute, a sastoji se od sljedećeg:

1. spojite svoj mobitel na web, otvorite QR Droid i u njemu History. Ondje su pohranjeni svi učitani kôdovi. Izvezite (export) povijest – ondje gdje je zaokruženo crveno polje na donjoj slici, tj. izvezite učitane kôdove u svoj Google Drive.
Zapisi su u tzv. CSV obliku kojega Google Sheets (i Excel) lako čitaju. Kod QR Droida odlična je stvar što ako neki kôd slučajno bude dvaput očitan, samo jednom ostaje u History, tako da ako student slučajno dvaput očita svoj kôd stvorit će se samo jedan unos u bazu podataka.
Preporučujem da otvorite novi podfolder u folderu Evidencije_nazocnosti samo za primanje CSV zapisa sa QR Droida.
QR_Droid_Screenshot2. Otvorite Chrome browser i u njemu Google Drive. Desnim klikom na CSV dokument kojega ste prebacili s mobitela u meniju izaberite Open with > Google Sheets. Otvorite, dakle taj Google Sheet i objavite ga; File > Publish to the web.
Google će vam stvoriti link; kopirajte ga.

3. Otvorite form Kolegij201X i dopustite unos podataka u bazu (Accept responses).

4. Link kojega ste maločas kopirali zalijepite u Chrome i otvorite ga; to je popis linkova, tj. popis očitanih kôdova. Kada desnim klikom obuhvatite linkove dodatak LinkClump će ih otvoriti sve odjednom (video pomoć: https://youtu.be/JHsDPRpV5xw?t=50s).
Ako imate stotinu studenata otvorit će stotinu novih kartica, a ako vaše računalo to ne može podnijeti razdvojite otvaranje linkova u više podgrupa.

5. Kada su se svi linkovi učitali u formu Kolegij201X zatvorite unos podataka u bazu (Accept responses > off).

6. U mobitelu u aplikaciji QR droid obrišite povijest (History).

7. Gotovo.

Svi unosi se nalaze u sheetu Kolegij201X (Responses), a ondje se već nalazi i radni list Izvjestaj kojega smo već napravili, a u kojemu je – izvještaj. 🙂
Studenti bazu vide na “ljubičastoj” adresi koju smo također već objavili:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Jm9PQgNDyy8ZdaX9O-LWgbv10rU5BmvlfdmoBy9wwds/pubhtml?gid=1599268869&single=true

I to je to!

 

Mislim da su prednosti očite:
1. razvidnost (transparentnost) sustava,
2. online dostupnost baze podataka,
3. brzina,
4. mogućnost kreiranja izvještaja o nazočnosti po volji (kako tko želi),
5. cijena.

Ako se odlučite koristiti ovaj sustav molim da mi se javite na mail domagoj točka sajter et džimejl točka kom da čujem kako vam ide i imate li kakvih poteškoća.
Sretno!

Odgovori

Vaša adresa e-pošte neće biti objavljena. Nužna polja su označena s *